Afwezig aanwezig tijdens online meetings?

Zo heeft het geen zin! Je zit in een online vergadering en iedereen is aanwezig. Alle deelnemers die bij de vergadering moeten zijn, zijn op tijd ingelogd. En toch heb je het gevoel dat niet iedereen echt aanwezig is.

Afleiding

Dat mensen bij vergaderingen soms afgeleid kunnen worden, dat was ook al voor de Coronacrisis duidelijk. Wel was het minder gemakkelijk te verbergen dat je met je gedachten ergens anders bent. Of zelfs gewoon helemaal met iets anders bezig.

Vorige week had ik een online-overleg met acht mensen. Nou vind ik met negen mensen vergaderen al een opgave, laat staan dat dit dan ook nog online moet gebeuren. Gelukkig was iedereen op tijd ingelogd en konden we op het afgesproken tijdstip beginnen. En we vergaderden met Zoom, wat de mogelijkheid geeft om alle deelnemers te blijven zien ook als ze niet aan het woord zijn.

Afwezig

Nadat we elkaar kort hadden begroet, gingen we aan de slag met onze vergaderpunten. Al vrij snel bekroop me het gevoel dat sommige mensen meer af- dan aanwezig waren.

Waar we normaal de microfoons gewoon open hadden staan, was er nu iemand die zichzelf had gemute. Ik zag hem constant van de ene naar de andere kant van zijn scherm kijken. Het leek bijna op een potje tennissen. In gedachten hoorde ik iemand al “New balls please” roepen.

En er was iemand die tijdens de vergadering alleen maar naar beneden keek.

Normaliter zie je dan dat iemand met zijn telefoon bezig is. Online is dat nog niet zo 1-2-3 duidelijk.

Afhaken

Ik merkte dat ik me er aan ging ergeren en zelf ook afhaakte, de microfoon uit zette en begon met het beantwoorden van mijn mails. Ja, ik geef het eerlijk toe, dat was niet echt netjes. Dat was even zo doorgegaan als ik niet op enig moment mijn naam hoorde noemen en dus ergens antwoord op moest geven.

Effect

“Sorry mensen, ik was er even helemaal niet bij.” Daarna heb ik beschreven wat ik dacht te zien en welk effect dat op me had.

Als ik een training geef, vraag ik de deelnemers of ze fysiek en mentaal helemaal bij de training aanwezig kunnen zijn. Als er belemmeringen zijn dan is dat een mooi moment om dat kenbaar te maken.

De tip

Heb je een online meeting/vergadering, vraag dan of iedereen fysiek en mentaal aanwezig kan zijn. En bespreek of je wel of niet andere dingen tussendoor kunt doen zoals het beantwoorden van je mails.

Dat laatste doe ik niet meer. Het levert mij minder werk en fouten op als ik geconcentreerd met een taak bezig ben. Mijn hoofd vullen met meerdere taken tegelijk is vragen om fouten. En die maak ik liever niet.

In een goede Gedragscode staan afspraken die je met elkaar maakt over hoe je met onderwerpen omgaat. Belangrijk onderdeel daarbij is dat mensen leren elkaar aan te spreken op gedrag. Wil je meer weten over het opstellen van een Gedragscode of een training ‘Aanspreken op gedrag’? Neem dan contact met me op.

Wat denk jij als je dit door een bestuurder hoort zeggen?

Regelmatig komen er burgemeesters in het nieuws als het gaat om het niet naleven van de eigen, lokale gedragscode. Ik zie in deze gevallen duidelijke overeenkomsten en een valkuil waar veel organisaties niet bij stilstaan.

Mantra

Het komt steeds vaker voor dat we ministers, burgemeesters, wethouders of raadsleden zien en horen schutteren als zij regels hebben overtreden die te maken hebben met een gedragscode of integriteit. Het lijkt wel of “Daar kan ik me niets meer van herinneren” een normaal mantra is geworden voor de gemiddelde bestuurder.

Graaier 

In de publieke opinie worden deze bestuurders al snel afgeserveerd als graaiers of met andere woorden betiteld die ik hier niet ga herhalen. Ik vind het wel erg gemakkelijk om die weg te bewandelen.

Hups de la in

Ik richt me op het deel gedragscode. Om een goede gedragscode voor een organisatie te maken, is input van degenen over wie de code gaat van groot belang. Dat als eerste. En dan ben je er natuurlijk nog niet! Een gedragscode die netjes op papier gezet wordt en daarna in een la verdwijnt, heeft alles in zich om daarna vergeten te worden. Zelfs als je een gedragscode met enige regelmaat zelf uitdeelt aan nieuwe mensen in jouw organisatie! Het is dan een stuk papier waar wat regels op staan. In de praktijk zullen deze regels niet echt leven.

Gesprek

Wat in de betreffende gevallen waarschijnlijk niet is gedaan, is met elkaar op regelmatige basis bespreken wat de code inhoudt. Welk gedrag er in bepaalde passages bedoeld wordt. Waar je met elkaar het gesprek aan moet gaan om duidelijkheid te verkrijgen wat wel en niet geoorloofd wordt. En ook om de verschillende invalshoeken van kwesties naar boven te krijgen.

Stok

Dat zal in politieke organisaties als gemeenten en provincies niet altijd gemakkelijk zijn. Je moet immers met elkaar gemeenschappelijke uitgangspunten zien te vinden. Zolang die actie niet ook wordt uitgevoerd, zullen deze gedragscodes vooral de stok zijn om de bestuurder, die zich er niet aan houdt, mee te slaan. En met bestuurder bedoel ik dan naast de burgemeester en wethouder ook het raadslid.

Belasting 

Deze mensen liggen onder een nog groter vergrootglas liggen dan wie ook. Ze zijn immers verantwoordelijk voor het besteden van ‘ons’ belastinggeld. Dat beperkt hen al in bewegingsruimte. En laat ik heel duidelijk zijn. Belastinggeld moet correct worden uitgegeven! Wat niet moet gebeuren is dat het ambt dat deze mensen vervullen zo onder druk komt te staan dat niemand er meer zin in heeft. Want op die manier worden onze gemeenten, provincies etc. onbestuurbaar.

Kern

Wat mij betreft op naar een goede gedragscode die de weerslag is van de lokale cultuur. Die de ziel of kern van iedere gemeente laat zien en waar aantrekkingskracht vanuit gaat!

Hulp nodig?

Kun je daarbij hulp gebruiken? Neem dan gerust contact met me op.