Afwezig aanwezig tijdens online meetings?
Zo heeft het geen zin! Je zit in een online vergadering en iedereen is aanwezig. Alle deelnemers die bij de vergadering moeten zijn, zijn op tijd ingelogd. En toch heb je het gevoel dat niet iedereen echt aanwezig is.
Afleiding
Dat mensen bij vergaderingen soms afgeleid kunnen worden, dat was ook al voor de Coronacrisis duidelijk. Wel was het minder gemakkelijk te verbergen dat je met je gedachten ergens anders bent. Of zelfs gewoon helemaal met iets anders bezig.
Vorige week had ik een online-overleg met acht mensen. Nou vind ik met negen mensen vergaderen al een opgave, laat staan dat dit dan ook nog online moet gebeuren. Gelukkig was iedereen op tijd ingelogd en konden we op het afgesproken tijdstip beginnen. En we vergaderden met Zoom, wat de mogelijkheid geeft om alle deelnemers te blijven zien ook als ze niet aan het woord zijn.
Afwezig
Nadat we elkaar kort hadden begroet, gingen we aan de slag met onze vergaderpunten. Al vrij snel bekroop me het gevoel dat sommige mensen meer af- dan aanwezig waren.
Waar we normaal de microfoons gewoon open hadden staan, was er nu iemand die zichzelf had gemute. Ik zag hem constant van de ene naar de andere kant van zijn scherm kijken. Het leek bijna op een potje tennissen. In gedachten hoorde ik iemand al “New balls please” roepen.
En er was iemand die tijdens de vergadering alleen maar naar beneden keek.
Normaliter zie je dan dat iemand met zijn telefoon bezig is. Online is dat nog niet zo 1-2-3 duidelijk.
Afhaken
Ik merkte dat ik me er aan ging ergeren en zelf ook afhaakte, de microfoon uit zette en begon met het beantwoorden van mijn mails. Ja, ik geef het eerlijk toe, dat was niet echt netjes. Dat was even zo doorgegaan als ik niet op enig moment mijn naam hoorde noemen en dus ergens antwoord op moest geven.
Effect
“Sorry mensen, ik was er even helemaal niet bij.” Daarna heb ik beschreven wat ik dacht te zien en welk effect dat op me had.
Als ik een training geef, vraag ik de deelnemers of ze fysiek en mentaal helemaal bij de training aanwezig kunnen zijn. Als er belemmeringen zijn dan is dat een mooi moment om dat kenbaar te maken.
De tip
Heb je een online meeting/vergadering, vraag dan of iedereen fysiek en mentaal aanwezig kan zijn. En bespreek of je wel of niet andere dingen tussendoor kunt doen zoals het beantwoorden van je mails.
Dat laatste doe ik niet meer. Het levert mij minder werk en fouten op als ik geconcentreerd met een taak bezig ben. Mijn hoofd vullen met meerdere taken tegelijk is vragen om fouten. En die maak ik liever niet.
In een goede Gedragscode staan afspraken die je met elkaar maakt over hoe je met onderwerpen omgaat. Belangrijk onderdeel daarbij is dat mensen leren elkaar aan te spreken op gedrag. Wil je meer weten over het opstellen van een Gedragscode of een training ‘Aanspreken op gedrag’? Neem dan contact met me op.