Het is woensdagochtend. Ik kom weer op mijn werkplek na een afspraak en open mijn mail om te zien of er nog berichten zijn binnengekomen. Ik zie dat er een voor mij onbekende afzender tussen zit en klik op het bericht. Blij verrast lees ik: “Geachte heer/mevrouw, De directie van bedrijf X (ik noem geen namen) is voornemens om een gedragscode op te stellen die past bij ons bedrijf. Graag ontvangen wij van u nadere informatie of, en hoe, u ons hierbij behulpzaam kunt zijn.”
Spontaan
Iedere ondernemer wordt blij van een spontane aanmelding voor een opdracht. Of bijna opdracht. En ik dus ook! Natuurlijk klim ik gelijk in de telefoon om meer informatie van bedrijf X te krijgen over het hoe en waarom van de vraag. Kennen zullen ze me niet, omdat onze regio’s nogal uit elkaar liggen.
Tijdens het telefoongesprek met de personal assistant van de directeur wordt duidelijk dat er wordt gezocht naar een bedrijf dat kan assisteren bij het op schrift stellen van een gedragscode. Ik vraag of de directeur misschien een kwartier tijd heeft om mij te woord te staan, zodat ik wat meer vragen kan stellen en mijn werkwijze inzichtelijk kan maken. Gelukkig is daar tijd voor.
Zelf doen
Tijdens dat gesprek wordt duidelijk dat hij opdracht heeft gekregen van de Raad van Commissarissen om een Gedragscode op te stellen. Omdat het bedrijf met ruim 200 medewerkers internationaal werkt, wordt daar steeds meer vanuit opdrachtgevers naar gevraagd.
“Ik zou het zelf ook wel kunnen doen, maar ik heb er op dit moment de tijd niet voor.” “Begrijp ik u goed dat het voor u alleen gaat om het schrijven van een document? Want als dat zo is dan is dit niet het juiste bedrijf om die opdracht aan te geven.” En even wordt het stil aan de andere kant van de lijn.
Medewerkers betrekken
Ik leg uit dat voor het hebben van een gedragen Gedragscode het van essentieel belang is dat medewerkers in het proces worden betrokken. Dat het hebben van een paar mooi opgeschreven woorden in een document medewerkers niet duidelijk maakt wat er wel en niet van ze verwacht wordt. Dat de opgeschreven regels niet als vanzelf zullen gaan leven op de werkvloer. Eerder zullen medewerkers het zien als een stok om mee te slaan.
“Is het voor u belangrijk dat voor alle medewerkers vanaf het moment van vaststelling van de Gedragscode duidelijk is wat gewenst en ongewenst gedrag is?”
“Jazeker.”
“Is het van belang om te weten of bepaalde gedragingen bij uw organisatie voor komen?” “Dat is het zeker. Wij weten bijvoorbeeld op dit moment eigenlijk niet of er medewerkers zijn die seksueel worden geïntimideerd.”
“Is het belangrijk dat medewerkers elkaar ook kunnen wijzen op gewenst en ongewenst gedrag?”
“Ja, dat zou mooi zijn.”
Voor mijn gevoel wordt er aan de andere kant van de lijn met gespitste oren geluisterd. En dat blijkt. Ik krijg opdracht om voor dit bedrijf een op maat gemaakt traject uit te voeren.
Het totale traject, van de voorbereiding tot de implementatie en training van medewerkers, duurt iets meer dan zes maanden.
Resultaten
Een jaar na de oplevering bel ik met de HR-manager. “Ja, de Gedragscode beklijft goed. Medewerkers spreken elkaar inmiddels echt aan op zaken.”
Inmiddels zijn we ruim twee jaar verder. Er staat een evaluatie gepland. Waarom? Ook Gedragscodes zijn onderhevig aan veranderingen. Wat gisteren (of een paar jaar geleden) normaal was, kan inmiddels ongewenst zijn. Of andersom.
Bedrijf X en ik kijken al uit naar de uitkomsten!