Grrrrr…. Ik kan me het gevoel nog levendig voor de geest halen. Sterker nog, als ik er iets langer over denk dan voel ik het gewoonweg weer…. Frustratie, met een hoofdletter F.
Het grote doel
Het is alweer een aantal jaar geleden dat ik manager was bij een organisatie en een mooie groep mensen aan mijn zorg waren toevertrouwd. Ik startte destijds mijn opdracht met het idee dat iedereen wel op het netvlies zou hebben welk groter doel hun functie had. Nou was ik manager van een afdeling waar zowel strategie als uitvoering belegd waren met als gevolg dat het niveau van mijn medewerkers enorm varieerde.
ZZP
Voor de uitvoering werden soms ZZP’ers ingehuurd om bepaalde klussen uit te voeren. Deze mensen deden de opdracht met veel plezier en meestal ook nog tegen een redelijk laag tarief. Ik was over de prijs/kwaliteit verhouding als manager meestal erg tevreden.
Radeloos
Op enig moment werd ik op mijn directe nummer gebeld door een voor mij onbekend nummer. Mijn secretaresse had strikte instructies om mijn nummer niet uit te geven aan onbekenden en mensen van buiten tenzij met mijn toestemming, dus ik nam wat verbaasd de telefoon op. Aan de andere kant trof ik een man die zo te horen radeloos was. “Mevrouw Augustijn, als-tu-blieft…. Wilt u mijn factuur goedkeuren en doorzenden aan de financiële administratie?”
Goedkeuren
“Sorry, wat bedoelt u?”
Hierna volgde een gesprek over een factuur waarvan de betalingsdatum inmiddels al meerdere weken was overschreden. In het systeem dat werd gebruikt moest ik als laatste de facturen goedkeuren en deze doorzenden naar de financiële afdeling voor betaling. Ik had hiervoor een standaard moment in mijn agenda waarop ik dit soort handelingen verrichtte en ik kon me niet herinneren dat er nog facturen open stonden met vragen of die niet waren doorgezonden.
Uitzoeken
“Ik zoek het voor u uit en bel u terug als ik meer weet. Morgen hoort u in ieder geval mij.”
Na enig zoekwerk kwam ik tot de conclusie dat de factuur nog bij de financiële afdeling lag en belde ik met mijn contactpersoon. “Deze factuur heeft vertraging opgelopen omdat we de betaling hebben teruggekregen. Er klopt iets niet met het rekeningnummer en de naam.”
“Heb je contact met deze mijnheer opgenomen?” Er volgde een oorverdovende stilte.
Doel
De betaling is, na enige overreding, gelijk in orde gemaakt. Met mijn contactpersoon bij de financiële afdeling heb ik een goed gesprek gehad. Ik vroeg hem of hij wist welk groter doel de organisatie had en welk stukje dat hij in dat grotere geheel innam. Hij kon me daar geen antwoord op geven. Hij vond wel dat hij ervoor verantwoordelijk was dat geld zo lang mogelijk binnen de organisatie moest blijven. Laat betalen van rekeningen bleek tot mijn schrik vaker voor te komen en bijna de normaalste zaak van de wereld te zijn.
Verantwoordelijkheid
Op dat moment werd voor mij duidelijk dat mensen soms op functies belanden waar ze geen idee meer hebben wat hun verantwoordelijkheid in het geheel is. En als dat niet duidelijk is, kun je ook niet vanuit overtuiging verantwoordelijkheid nemen voor hetgeen je doet.